Innledning eksempel prosjektskjema

Prosjektstyring av mindre prosjekter og oppgaver.

Hva må vi passe på - Kvalitetssikring av mindre prosjekter.

En sjekkliste (kan gjennomgås på noen timer – eller vi kan lage et kursopplegg).

Av Jørn Bue Olsen , bedriftsdrådgiver i prosjektledelse

Innledning

Hva er et prosjekt?

Et prosjekt forstås vanligvis som en engangsforeteelse. Det er noe unikt som vi gjør bare en gang. Jeg utvider denne oppfatning – og bruker den samme tankegangen fra store prosjekter til små prosjekter: fra bygging av nytt produksjonsbygg – til mindre oppgaver som innkjøp av en kopimaskin.

* Prosjekttenkning er et middel til å tenke helhetlig rundt en oppgave!

* Noen firma har alt arbeid organisert i prosjekter (inkl. sentralborddrift osv.)

Hvilke typer prosjekter kan sjekklisten brukes til? Alle – eks.:

Nytt bygg, nytt EDB-anlegg, ombygging av lagerlokale, opplæring i nytt regnskapssystem, kurs for ansatte i et eller annet (=et prosjekt i seg selv), åpning av nytt bygg, sommerfest for firmaet, 50-årslag eller 50-års jubileum for firma, innkjøp av ny lastebil osv.

eksempel

Eks. Prosjekt

Innkjøp av kopimaskin – gjennomgang av sjekkliste.

NB: Poenget er å kvalitetssikre det som skal gjøres – ikke byråkratisere.

1.Formål (hvorfor kjøper vi inn denne? Hva trenger vi den til? Hvor avansert til vårt bruk?)

2.Prosjektmål (målet er nådd når vi har skaffet en kopimaskin som tilfredsstiller formålet)

3.Suksesskriterier:

a.Prosesskriterier (om selve anskaffelsesprosessen ble en suksess)

Eks.: før kjøp må vi ha med brukerne, med fagfolk-hva er ”best egnet” osv.

b.Evalueringskriterier (ble bruken av innkjøpt kopimaskin en sukses?)

Eks.: oppfylle forventninger formulert i formålet – Hansen som er storbruker er fornøyd osv.)

4.Prosjektleder: Hvem tar ansvar for å ”dra” prosjektet

5.Oppdragsgivere/”eiere” v/hvilken person (hvem betaler ”gildet”; hvem skal eie denne?)

6.Prosjektmedarbeidere (hvem involveres i ”gruppen” - hvem gjør hva; ansvar)

7.Rådgivere/ressurspersoner: Er det riktig ressursbruk at vi bruker tid til ”å finne opp kruttet på nytt”? Hvem kan mye om dette?

8.Event. Målgrupper: Hvem skal bruke denne?

9.Prosjektforutsetninger/rammebetingelser/spesifikasjoner (begrensninger økonomi osv.)

10.Prosjekt ferdig: Når skal kopimaskinen være utprøvd og i drift?

prosjektskjema

Prosjektskjema

(lærer å bruke metoden med egne praktiske prosjekter - innøves på alt fra 1 til 10 dager) JBO 1.4.04

Prosjektnavn:.............................................................. Plan av/sign.:.................

Revidert 1:............

Prosjektleder:.............................................................. Revidert 2:............

Formål med prosjektet (hvorfor gjør oppdragsgiver dette):………………………………..

………………………………………………………………………………………………..

Prosjektmål (hva skal gjøres; event. hvordan):……………………………………………

………………………………………………………………………………………………..

Suksesskriterier:

Type a.Forutsetninger/kriterier for at prosjektet skal bli en suksess:……………………

……………………………………………………………………………………………….

Type b.Indikatorer/evalueringskriterier mht om forventninger/mål ble nådd og vurdert

som suksess:……………………………………….…………………………………

Prosjektmedarbeidere:.........................................................................................................

(hvem gjør hva; ansvar)

Rådgivere/ressurspersoner:……………………...................................................................

Rammebetingelser/spesielle spesifikasjoner (tid, penger, spes. Behov, osv.): ………..

....................................................................……………………….…………………….

Målgrupper:………………………………………………………………………………

Dato Milepelsmøter/status-rapporter:..........................................Prosjektet ferdig:.....….

Hoved-Aktiviteter (listen utvides) Når Siste frist Ansvar

===================================================================

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Oppdragsgiver (v/person som Prosjektet rapporterer til):...............................................